Le courrier électronique est l'outil de communication le préféré pour la plupart d'entre nous. Le courrier électronique est idéal, car vous n'avez pas besoin d'être disponible en même temps que votre interlocuteur pour communiquer. Cela permet les gens de faire avancer les projets lorsque leurs collaborateurs sont indisponibles ou dans un autre part du monde. Mais l’mail doit être écrit sans faute, si vous voulez être professionnel.
Dans l’article d’aujourd’hui, on va savoir comment écrire un
mail sans faute avec des conseils et des astuces pour vous aider à éviter les
erreurs courantes pour écrire un mail parfait.
Conseils pour écrire un mail clair et sans faute
Écrire des e-mails en français peut être stressant, mais ce
n'est pas nécessaire. Vous pouvez utiliser le langage correct, suivre les
règles et essayer d'être simple pour que vos lecteurs puissent comprendre.
CONSEIL 1 : utilisez toujours une salutation et assurez-vous
qu'elle est correcte.
Utiliser une salutation, comme « salut » ou « bonjour », est
toujours poli et professionnel. Cela fait une première impression positive.
Vous voulez toujours savoir à qui vous écrivez. Par exemple,
je reçois de nombreux e-mails disant "Cher madame", mais je ne suis
certainement pas une madame.
CONSEIL 2 : utilisez le bon niveau de formalité.
Si vous êtes trop formel, vos e-mails sont froids et
distants.
Si vous êtes trop informel trop vite, vous n'avez pas l'air
professionnel.
Une bonne règle consiste à utiliser le même niveau de
formalité que votre homologue utilise avec vous.
CONSEIL 3 : assurez-vous que votre grammaire, votre
ponctuation et votre orthographe sont correctes.
Il existe de nombreux logiciels pour vous aider à améliorer
votre orthographe.
CONSEIL 4 : utilisez des phrases claires et simples.
L'utilisation des phrases claires et courtes vous aide à
faire passer le message de la meilleure façon possible et permet à vos lecteurs
de comprendre plus facilement votre message. Cela vous aidera également à
éviter autant des fautes que possibles.
CONSEIL 5 : gardez votre mail court.
Tout le monde est occupé. Les longues phrases et les longs
paragraphes sont difficiles à lire.
Concentrez-vous sur le point de clé pour écrire un mail sans
faute.
Comment écrire un mail sans fautes de grammaire ?
Gardez une vérification constante des mots.
Les mots erronés sont des erreurs courantes lors de la
rédaction d'un mail. Le logiciel de messagerie ou Microsoft Word ne vérifie pas
toutes les fautes de frappe. Il peut arriver que vous tapiez mal ou manquiez un
alphabet ou deux. Cela pourrait encore rester un mot, mais pas celui que vous
vouliez écrire. Alors la vérification constante des mots est nécessaire pour
écrire votre mail sans faute.
Essayez d'utiliser la voix active.
C'est encore une autre erreur courante évitable. L'utilisation
de la voix passive peut rendre l'e-mail maladroit. La voix passive a
généralement tendance à rendre une phrase plus longue et compliquée. Un e-mail
professionnel doit être clair dans la communication et facile à comprendre. La
voix active facilite la compréhension.
Éviter de manquer des ponctuations
Les signes de ponctuation jouent un rôle important dans
toute écriture. Ce n'est pas quelque chose que nous choisissons d'éviter. Elle
doit être mise en œuvre chaque fois que nécessaire. Les ponctuations sont
essentielles pour une communication professionnelle. Terminer une phrase sans
point et écrire des paragraphes sans aucun signe de ponctuation rendra votre
mail sans fondement et non professionnel. C'est une erreur courante qui est
facilement évitable. Entraînez-vous à utiliser des ponctuations et des mots
complets même sur des plateformes non-professionnelles telles que WhatsApp ou
Facebook.
Évitez d'utiliser le capital au mauvais endroit.
La capitalisation au mauvais endroit est à un problème pendant
l’écriture d’un mail. Il est très courant que les gens se demandent s'il faut
ou non mettre en majuscule le premier alphabet d'un nom.
Utilisez le verbe et le temps exacts.
Le temps de conjugaison décide du ton du courrier. Par
conséquent, il est très nécessaire de bien faire les choses dans un e-mail
professionnel. L'utilisation du mauvais temps peut transmettre le mauvais
message et peut vous gêner de nombreuses façons. Utiliser le bon temps peut
sembler confiant. Des erreurs majeures se produisent entre le passé et le
présent. La seule issue est de vérifier vos mails avant de les envoyer. Vous
pouvez également utiliser certains outils tels que « Grammarly » qui
peuvent détecter facilement les erreurs.