-min.png "Comment écrire une lettre d'invitation?")
Une lettre d'invitation est écrite pour demander à une personne ou à une organisation d'assister à votre événement mais comment écrire une lettre d'invitation ? L'invitation peut être pour un mariage, une remise de diplôme, une exposition, des événements professionnels et d'autres occasions. Dans cet article je vous présente comment écrire une lettre d'invitation avec un exemple d'invitation pour un événement.
Comment écrire une lettre d'invitation
1. Écrivez la ligne d'objet
L'objectif principal ou l'essence de la lettre doit être clairement indiqué dans la ligne d'objet.
Par exemple, vous pouvez écrire pour inviter les associés les plus appréciés à la célébration de l'anniversaire d'une société. La ligne d'objet pourrait ressembler à "Invitation pour la célébration de l'anniversaire de (nom de société)".
2. Ajoutez votre papier à en-tête
L'ajout de l'en-tête de votre entreprise en haut de la lettre est crucial pour la rédaction d'une invitation formelle. Il s'agit de donner une impression positive sur la personne que vous invitez à l'événement.
D'un point de vue professionnel, les en-têtes de lettre contribuent à maintenir la réputation de votre entreprise et sont tout aussi importants que la marque.
3. Mentionnez l'adresse de l'expéditeur
L'adresse de l'expéditeur est la première information que vous devez inclure après avoir ajouté votre en-tête. Cela n'est vrai que pour les lettres d'invitation formelles.
4. Écrivez la date
Après l'adresse de l'expéditeur, la prochaine chose à mentionner est la date d'envoi des invitations.
5. Mentionnez l'adresse du destinataire
Écrivez clairement le nom et l'adresse du destinataire pour éviter toute confusion par la suite. La lettre doit indiquer clairement à qui s'adresse l'invitation.
6. Inclure la salutation
Assurez-vous de commencer votre lettre par une salutation appropriée. Vous pouvez commencer par écrire "Cher Monsieur/Madame" au cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire.
Cependant, si vous savez à qui vous écrivez, incluez son prénom et son nom avec la salutation.
7. Écrivez le corps principal de la lettre
Assurez-vous de commencer la lettre d'invitation par une phrase polie et invitante. Par exemple, « Nous sommes heureux de vous inviter », « Ce serait un plaisir pour nous si vous pouviez y assister », etc. Ces déclarations au début de la lettre montrent votre appréciation et votre plaisir à inviter quelqu'un à l'événement.
Une fois que vous l'avez fait, indiquez le but de l'événement dans le paragraphe d'ouverture. Ensuite, mentionnez les détails importants comme la date, l'heure et le lieu. Cette information doit être facilement disponible au début de la lettre.
Vous devez ensuite expliquer le but de l'événement et pourquoi vous pensez que le receveur devrait y assister.
8. Inclure la clôture et la signature
Concluez la lettre en exprimant votre gratitude au destinataire pour avoir pris le temps de lire votre invitation. Si vous souhaitez la confirmation de leur présence, mentionnez une date limite à laquelle vous vous attendez à ce qu'ils confirment.
Enfin, écrivez vos coordonnées et, si vous écrivez au nom d'une société par actions, incluez votre désignation.
9. Relisez votre lettre
Avant d'envoyer votre lettre, relisez-la.
Exemple d'une lettre d'invitation pour un événement
[Nom du destinataire]
[Nom de l'entreprise]
[Adresse de rue]
[Ville (*): État (*): Code Postal]
[Insérer la date]
Cher [Insérer le nom du destinataire],
Vous êtes cordialement invité à assister à [nom de l'événement], un programme de [insérer le nom de l'entreprise ou du groupe]. Il se tiendra la [date] à [lieu de l'événement] de [heure de début] jusqu'à [heure de fin]. Veuillez confirmer votre présence via [URL d'inscription en ligne] au plus tard le [insérer la date limite].
Vous êtes invité à participer parce que vous [précisez comment l'invité a été sélectionné, par exemple « avoir un enfant dans la classe », « avez été identifié comme un employé à haut potentiel », « a fréquenté l'école X », « êtes membre de X organisation », « ont exprimé un intérêt pour le sujet X », etc.]
Cet événement mettra en vedette [décrire les principales caractéristiques de l'événement]. Les avantages de la participation comprennent [précisez comment la personne bénéficiera de sa participation]. Il n'y a aucun frais pour y assister [ou préciser les frais s'il y en a].
J'espère que vous pourrez assister à [nom de l'événement]. Si je peux répondre à des questions, veuillez me contacter au [numéro de téléphone] ou [adresse e-mail]. N'oubliez pas de confirmer votre présence avant le [insérer la date limite] pour garantir votre place à cet événement [insérer un terme descriptif, tel que « informatif » ou « fun »].
Salutations,
[Prénom nom de famille]
[Titre]